Ley de Protección de Datos en Perú: ¿Cómo destruir archivos confidenciales sin riesgo de multas?

Toda empresa acumula miles de documentos: planillas de Recursos Humanos, historias clínicas, balances contables, contratos y bases de datos de clientes. Sin embargo, llega un momento en que estos archivos caducan y ocupan un espacio vital en tus almacenes.

El error más grave que cometen muchas organizaciones es botar estos papeles a la basura común o venderlos al peso. En esta guía te explicamos los riesgos legales de la fuga de información y cómo realizar una destrucción certificada que te proteja ante la ley.

1. La Ley 29733 y el riesgo de multas millonarias

En Perú, la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 29733) es sumamente estricta. Las empresas son legalmente responsables de custodiar la información privada de sus empleados y clientes desde el momento en que la recopilan hasta su total destrucción.

Si un reciclador informal o un tercero encuentra contratos de tu empresa, planillas con DNI o historias clínicas en la basura, la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (ANPD) puede imponerte multas que superan las 100 UIT (cientos de miles de soles), además del daño irreparable a la reputación de tu marca.

2. El ciclo de vida del documento contable y legal

No puedes destruir documentos contables inmediatamente. La SUNAT exige conservar los libros y registros contables durante un plazo de 5 años (o el tiempo que dure el tributo). Una vez superado este periodo de prescripción, mantener estos papeles solo genera costos de almacenamiento innecesarios y riesgos de incendio.

3. La solución segura: Destrucción Mecánica Certificada

Para liberar espacio en tus oficinas y cumplir con la ley, el proceso correcto es la trituración industrial o molienda cruzada. Este método convierte los documentos confidenciales en partículas ilegibles de papel picado, garantizando que la información jamás pueda ser reconstruida.

Para que este proceso tenga validez en caso de una auditoría, debes contratar a una Empresa Operadora de Residuos Sólidos (EO-RS) autorizada, la cual debe proporcionarte lo siguiente:

• Cadena de custodia segura: Recojo en camiones cerrados y supervisados desde tus instalaciones hasta la planta de destrucción.
• Certificado de Destrucción: Un documento formal que acredita el peso y la fecha exacta en que la información fue eliminada.
• Presencia Notarial (Opcional pero recomendada): Para casos de alta confidencialidad (bancos, clínicas, estudios de abogados), un Notario Público puede dar fe del acto de destrucción, brindándote un escudo legal absoluto.